Klantverhaal Burg Groep

De noodzaak om investeringen te stimuleren

“Door onze groei en toekomstige grote investeringen waren onze handmatige, Excel – en papiergedreven, processen om kapitaaluitgaven te monitoren en te beoordelen niet meer afdoende. Deze methode was te kwetsbaar voor fouten, vertragingen en resulteerde in een tekort aan inzicht en monitoring voor onze besluitvormers. Dit wordt alleen maar versterkt wanneer je hierin meeneemt dat sommige uitgaven voor een nieuwe productielijn ook input vereist van verschillende teams met experts.”
Arjen Pauzenga, CFO Burg Group

Burg Groep gebruikt nu een Performance Management oplossing op basis van Jedox technologie die niet alleen inzicht geeft in investeringen maar ook de nodige tools verschaft voor het beheer daarvan. Via een webapplicatie dragen verscheidene medewerkers en disciplines bij aan in voortgaande investeringsprojecten voor de CAPEX-planning.

“We zochten naar een oplossing die de autorisatie van uitgaven, in verschillende valuta, via automatische workflows, kon versnellen. Met behulp van workflow, inclusief een check-in/check-out mechanisme, kunnen experts hun input leveren gebaseerd op gedetailleerdere inzichten en kunnen ze hun input verder toelichten door het uploaden van ondersteunende documentatie. Dit is verwerkt in een webapplicatie die onze voortgaande en toekomstige kapitaaluitgaven presenteert in een toegankelijke en eenvoudig te bevragen omgeving die put uit een georganiseerde en gestructureerde centrale database.”
CFO Arjen Pauzenga

Hoe werkt het?

Beveiliging op basis van rollen bepaalt wie bepaalde informatie kan zien en/of invoeren. Denk hierbij aan inkoopprijzen, leaseopties, en schema’s. De workflow bepaalt wie er verantwoordelijk is voor de input en wie daaropvolgend het project mag goedkeuren. Dit kan bijvoorbeeld de Raad van Toezicht, het bestuur of een lagere managementlaag zijn. Alle betrokken medewerkers hebben een ‘postvak IN’ met een overzicht van alle workflowtaken en wanneer deze moeten zijn afgerond.

Centrale database

Alle ingevoerde data wordt centraal geregistreerd en gebruikt voor rapporten, analyses en dashboards. Dezelfde database bevat ook de realisatiecijfers die automatisch worden opgehaald uit JD Edwards, het financiële ERP-systeem. Hierbij kan er een rolling-forecast worden gecreëerd waarin de laatste realisatiecijfers worden gecombineerd met de laatste ingevoerde prognoses. Dit alles wordt bovendien ondersteund in verschillende valuta en kan ten behoeve van rapportage en publicatie worden bevroren.

De juiste keuze op het juiste moment

“Afwijkingen in verhouding tot budgetten kunnen direct worden geïdentificeerd. Onze businessunit managers zijn nu in staat om hun investeringsplannen voor de lange termijn aan te passen en te optimaliseren terwijl ze het overzicht behouden over alle geplande projecten. De implementatie van Jedox verhoogd momenteel de controle over onze investeringen, maar op de lange termijn zien we ook mogelijkheden om Jedox bijvoorbeeld ook te gebruiken voor de algemene financiële cijfers van ons bedrijf. Het nemen van juiste en tijdige beslissingen kan onze plannen voor verdere groei verder versnellen. Als familiebedrijf streven wij naar continuïteit voor de lange termijn, maar wordt er ook een goed rendement op investeringen verwacht. De implementatie van Jedox heeft het bewustzijn op het gebied van winstgevendheid binnen de organisatie verhoogd. Ik voorzie dat het aantal toepassingen van Jedox in de nabije toekomst verder zal groeien.”
CFO Arjen Pauzenga van Burg Group