Personeel planning (HR)

Voor veel bedrijven is het personeel het belangrijkste maar ook het meest kostbare en kwetsbare onderdeel van de organisatie. Met een zogenaamde Human Resources-planning kunt u grip houden op uw personeelsbestand en de bijbehorende kosten op basis van de verwachte omvang en eisen van de organisatie.

Hiermee creëert u inzicht in onder andere bezetting, inleen/uitleen van personeel, salariskosten en sociale lasten. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld ook inzicht verkrijgen op invloeden op de productiviteit door het verloop, verzuim en verlof van uw personeelsleden vast te leggen

Wij bieden uitgebreide en flexibele mogelijkheden voor de verbetering van en de controle op uw planningsprocessen voor HR:

• Bezettingsplanning
• Personeelskostenplanning
• Inleen/uitleen personeel
• Monitoring verlof en verzuim
• Workflow
• Scenario’s
• Privacy en beveiliging

Bezettingsplanning

Voor alle businessunits en/of afdelingen binnen een organisatie is het van belang om inzicht te hebben in de samenstelling van werknemers die binnen deze entiteiten werkzaam zijn. Door middel van zogenaamde bezettingsoverzichten kunnen managers bijvoorbeeld bepalen hoeveel (productief) werk er verricht zou moeten kunnen worden.

Ons model verschaft een omgeving waarin dit minutieus kan worden gepland en gemonitord. Hierbij kan er, indien nodig, nog worden gedifferentieerd op functie en/of dienstverband. Een dergelijke bezettingsplanning zou op zijn beurt weer als input kunnen dienen voor omzet- of kostenplanningen.

Personeelskostenplanning

Aan de bezetting van afdelingen hangt natuurlijk ook een prijskaartje; de personeelskosten. Op basis van het dienstverband, de salarisschaal, mogelijke CAO-afspraken en regels op het gebied van sociale zekerheid en pensioenen kan er aan iedere medewerker kosten worden gerelateerd. Hierdoor kan er in verhouding tot de geplande omzet voor een afdeling ook worden geredeneerd wat de winstgevendheid zal zijn.

Ons model houdt rekening met algemene parameters (sociale lasten, pensioenen, periodieke salarisstijgingen, CAO-stijgingen) die gelden voor alle werknemers. Daarnaast biedt het ook de mogelijkheid om, op basis van historie, per individu aan te geven welke salarissen, bonussen, leasecontracten en overige personeelskosten er verwacht kunnen worden. Hiermee creëert u snel een uitgebreid en gedetailleerd beeld van de kosten voor uw volledige personeelsbestand.

Inleen/uitleen personeel

Op het moment dat organisaties posities of functies niet kunnen invullen met het eigen personeelsbestand dan wordt er vaak gebruik gemaakt van ingeleend personeel. Dit zijn in de regel vaak arbeidskrachten van uitzendbureaus of detacheerders. Uiteraard kleven er andere regels en kosten aan inleners dus is goed inzicht hierin ook vereist. Hetzelfde geld overigens voor entiteiten die zelf mensen uitlenen aan andere afdelingen of bedrijven, want naast de salariskosten genereren deze werknemers dus ook dekking uit de uren die ze elders werkzaam zijn.

Onze oplossing voor HR kan het intern of extern in -en uitlenen van personen faciliteren door gebruik te maken van FTE (veranderingen), journaliseringen en dekkingstarieven. Hierdoor heb je altijd volledig inzicht in de invulling van de bezetting en de daarbij behorende kosten (en inkomsten).

Monitoring verlof en verzuim

Als organisatie is de productiviteit voor een groot deel afhankelijk van de hoeveelheid personeel die je in dienst hebt. Echter, deze productiviteit kan ook negatief worden beïnvloed door verzuim en verlof. Het is daarom van groot belang om dit voor alle medewerkers inzichtelijk en onder controle te houden. Bovendien moeten de planningen van productiviteit ook worden gecorrigeerd voor (gemiddelde) afwezigheid.

Dankzij onze oplossing bent u in staat om op basis van een maximaal aantal productieve werkzame uren op tijdsbasis te bepalen hoeveel uren hiervan overblijven na correctie voor parttimers, verzuim, verlof en eventuele andere onproductieve werktijd.

Workflow

Voor sommige organisaties kan de personeelsplanning zeer tijdrovend zijn vanwege het grote aantal werknemers dat er werkzaam is. Wanneer voor enkele honderden tot duizenden werknemers, werkzaam bij 1 of meerdere afdelingen, moet worden gepland dan kan u de verantwoordelijkheid hiervoor het beste gespreid wegleggen in de organisatie. Door gebruik te maken van het zogenaamde workflow component in ons model kan u flexibel verantwoordelijkheden definiëren, toekennen en monitoren.

Bovendien verschaffen we u de mogelijkheid om planningen volledig te baseren op realisatiecijfers uit het verleden. Deze cijfers kunnen tot op het laagste detailniveau worden gekopieerd en worden aangepast op basis van uw werkelijke verwachtingen. Zo hoeft u alleen nog maar aanpassingen door te voeren en hoeft u niet naar de rest om te kijken.

De spreiding van de werkzaamheden alsmede de kopieerfunctionaliteit zullen er niet alleen voor zorgen dat het proces sneller maar ook nog accurater en betrouwbaarder kan worden voltooid.

Scenario’s

Om de betrouwbaarheid van uw planningen te verhogen is het gebruik van scenario’s vaak aan te raden. Door het gebruik hiervan kan u de mogelijke voor- en nadelen van bepaalde verschuivingen in uw personeelsbestand direct beoordelen zonder dat dit meteen invloed heeft op uw definitieve planning of prognose.

Onze modellen bieden de flexibiliteit om een zogenaamde scenario-as toe te voegen waarmee op verschillende niveaus en door verschillende verantwoordelijken kan worden geëxperimenteerd met scenario’s die invloed hebben op de samenstelling en de kosten van het personeelsbestand. Op den duur kan men dan kiezen voor het meest waarschijnlijke scenario en deze direct toe te passen op de definitieve planning.

Privacy en beveiliging

Binnen het domein van personeelsplanning wordt er gewerkt met een grote hoeveelheid persoonlijke en gevoelige data. In het huidige landschap zijn bedrijven verplicht om dergelijke gegevens te beveiligen en in veel gevallen af te schermen.

Binnen al onze oplossingen bieden wij de mogelijkheid om dit tot op detailniveau te beveiligen om zo te waarborgen dat alleen geautoriseerde personen binnen het bedrijf toegang hebben tot dergelijke informatie. Dit zou je bijvoorbeeld zodanig kunnen inrichten dat het totaal aan salariskosten van een businessunit wel zichtbaar is maar niet op lager detailniveau. Hierdoor worden mensen niet belemmerd in hun planningswerkzaamheden maar blijft persoonlijke data toch afgeschermd.