Klantverhaal Canon

De uitdaging: Verbeteren van Performance Management zonder impact bij IT

Het integratieproces tussen Océ en Canon raakte bijna ieder aspect van de twee organisaties, inclusief de afdeling financiën. Océ en Canon hadden hun budget -en prognoseprocessen op een andere manier ingericht. De formats verschilden op het gebied van detailniveau en rapportagevereisten. Kijkend naar de huidige systemen binnen de bedrijven was het duidelijk dat deze niet flexibel en snel genoeg zouden zijn om beide modellen te integreren.

Daarnaast konden we al meteen stellen dat, door de hoeveelheid data en de complexiteit, Excel niet afdoende zou zijn, zelfs niet als tijdelijke oplossing. Om het tot een minimum beperken van de impact op IT te garanderen moest de afdeling financiën zoeken naar een creatievere oplossing en dus gingen ze Googlen. Jedox werd toegevoegd aan de shortlist en vervolgens gedownload door Jan van de Grint, Business Process Manager Business Intelligence bij Canon.

Starten door doen

“Zonder enige training was ik in staat om een conceptoplossing te bouwen binnen één week. Ik heb enkel gebruikgemaakt van de handleiding. Jedox bleek een uiterst intuïtieve tool te zijn die eenvoudig te begrijpen valt: ik begon letterlijk gewoon met klikken.” 
Jan van de Grint, Business Proces Manager bij Canon

“Mijn ervaringen met een eerder systeem was in vergelijking met Jedox erg anders. Ik herinner mij een gezamenlijke inspanning van 8 weken door IT en financiën om alleen al voor te bereiden om een implementatie! Met Jedox is dit niet nodig. Anders dan iedere andere tool die ik ooit heb geëvalueerd was ik in staat om een volledige applicatie te bouwen zonder te moeten terugvallen op programmeurs of andere externe expertise. Toegegeven weet ik wel wat af van dimensies, attributen, elementen en dergelijke maar Jedox bewees perfect te zijn voor prototyping. Het is niet nodig om alles te specificeren, je moet gewoon starten en bouwen.”

Driver gebaseerde planning, kostenmodel en meer

Na de keuze voor Jedox wendde Canon zich tot Celcus voor extra ondersteuning en training ‘on the job’ voor het implementatieteam. Jan en zijn team implementeerde een ‘driver gebaseerd planningsmodel’ voor een groep gebruikers om omzetten en marges af te leiden op basis van verschillende printertypes en printergroepen.

Het team ontwikkelde ook nog een kostenmodel. Met dit model herleidt Canon de kosten van alle afdelingen door een uitgebreide berekening die rekening houdt met zowel personeelskosten, reiskosten als andere uitgaven. Daarnaast is ook de allocatie van die kosten in het model meegenomen.

“Onder de indruk van de resultaten die werden geleverd door Jan en zijn team vond ik dat ook Canon Europe haar voordeel zou kunnen halen door de Jedox aanpak. Hierop implementeerden we binnen drie weken een ‘omzet, marge & uitgaven model’ met de ondersteuning van Celcus.”
Frank Brouwer, Projectdirecteur Canon Europe

“De webapplicatie die we bouwen is in gebruik in 15 verschillende landen binnen de EMEA-regio. Deze stelt divisies in staat om kosten, marges en andere uitgaven te alloceren aan producten en productgroepen. De rapporten en analyses worden gebruikt als een input voor de financiële systemen van Canon EMEA en het voormalige Océ ten behoeve van (financiële) consolidatie. Drie weken voor implementatie is erg snel, zeker wanneer je hierin meeneemt dat we onderweg nog wat functionele wijzigingen hebben gemaakt.“

Het resultaat: een lach op het gezicht

Als een soort van understatement zegt Jan van de Grint:

“Ja, de ondersteuning van Celcus was goed…. Nee, het is op tijd opgeleverd, binnen budget en Jedox doet precies wat we wilden dat het doet.”
Jan van de Grint, Business Proces Manager Business Intelligence bij Canon

Maar Frank Brouwer zegt het op een andere manier:

“Niet veel bedrijven kunnen doen wat Celcus heeft laten zien. De expertise, betrokkenheid en zelfs een aantal weekenduren maakten een duidelijk verschil. Ook vanuit een commercieel oogpunt was ik blij verrast om de flexibiliteit die Celcus en Jedox hebben getoond. Iets anders dat ons verraste was de zogenaamde ‘splashing’ functionaliteit die wordt ondersteund door Jedox: echt top! Tot slot, zijn de dertig gebruikers in Europa tevreden en dat is absoluut het belangrijkste.”
Frank Brouwer – Projectdirecteur Canon Europe

Doe-het-zelf performance management

“Ik wil graag nog even uitleggen dat de algemene indruk dat de nieuwste BI-tools voor alle gebruikers ‘doe-het-zelf’ zijn onterecht is. Dit is niet waar.” Jan van de Grint - Business Process Manager Canon Nederland

“De meeste gebruikers hebben helaas een tekort aan OLAP-skills en ervaring die nodig is om snel vooruitgang te boeken. In sommige gevallen werd ik dan ook teleurgesteld wanneer zo’n ‘doe-het-zelf’ tool niet voldeed aan de verwachtingen. Dan had ik externe hulp nodig en was er bijvoorbeeld programmeerwerk nodig. In het geval van Jedox heb je ook wat kennis en skills nodig maar deze kunnen worden verkregen via een training. Je moet een beslissing maken waarmee je de business ondersteund. Als je dat doet dan kan je met de kracht van de Jedox Suite ervoor zorgen dat je een project niet ingaat met een apart business en IT pad. Het hele iteratieve proces, van functioneel ontwerp naar prototype en productie-omgeving kan worden afgehandeld door de business.”
Jan van de Grint - Business Process Manager Canon Nederland

Op het gebied van forecasting en budgetteren heeft Jedox een hele sterke indruk gemaakt. We moesten onze doelen bereiken binnen een korte tijd en een gelimiteerd budget. Het is geweldig om te zien hoe alles bij elkaar is gekomen en ik wil dan ook andere finance professionals aanbevelen om Jedox absoluut mee te nemen in hun selectieproces.”

Frank Brouwer – Projectdirecteur Canon Europe