Klantverhaal Koninklijke Bam Groep

De eis: Toereikende scenariomogelijkheden en performance

Korstiaan Rietveld, financieel directeur bij BAM Woningbouw brak met de manier waarop managementinformatie werd verzameld.

“Toen ik aantrad bij BAM Woningbouw in 2009 realiseerde ik mij snel dat het bestaande informatieplatform niet voldeed. Jarenlang was er een initiatief voor een data warehouse om af te komen van de grote hoeveelheid complexe Excel-spreadsheets voor alle interne en externe rapportages en analyses. De werkgroep van controllers die dit initiatief leidde vanuit het perspectief van de functionele vereisten werd hierdoor gedemotiveerd.”
Korstiaan Rietveld – Financieel Directeur

De introductie van het data warehouse en andere BI-tooling nam niet alleen hoge kosten met zich mee maar had bovendien niet kunnen zorgen voor de eliminatie van ook maar één Excel-spreadsheet. De afhankelijkheid van IT was alleen maar groter geworden en de verwerkingssnelheid was veel te laag.

Het resultaat was een zogenaamde ‘black box’ met weinig flexibiliteit, ontoereikende scenariomogelijkheden en een onacceptabele performance. Gebaseerd op hun toekomstbeeld van een geïntegreerd platform voor hun projectportfolio management, business balanced scorecard, financiële consolidatie en maatschappelijk verantwoord ondernemen nam de financiële afdeling een gedurfde beslissing.

“BAM Woningbouw was een van de eerste die BI-software implementeerde die was aangemerkt als ‘corporate standard’. Desalniettemin besloten we helemaal opnieuw te beginnen en daarbij gebruik te maken van andere technologie: de bestaande BI-technologie had simpelweg niet aan de verwachtingen voldaan.”
Korstiaan Rietveld – Financieel Directeur

Tijdens het proces van het bepalen van de lijst van eisen voor onze toolselectie werden we toevallig attent gemaakt op Jedox. Een vertrouwde consultancy partner had recentelijk dit nieuwe product ontdekt. We werden meegenomen in hun enthousiasme over het product en hun simpele aanpak; ze zeiden simpelweg gewoon “geef ons jullie Excel-applicaties”. De snelle demonstratie van onze Excel-applicatie in de Jedox Suite was simpelweg geweldig. Aangezien we onze controller werkgroep niet nogmaals wilden teleurstellen hebben we nog een extra demonstratie gehad in aanwezigheid van de voltallige groep. Vanzelfsprekend hadden deze mensen hun vragen al klaar: Kan het dit? Kan het dat? En ja, voor het grootste gedeelte kon het zelfs direct gedemonstreerd worden.

Wat uiteindelijk BAM Woningbouw echt overtuigd heeft om verder te gaan met Jedox, en Celcus als partner, was de stapsgewijze aanpak. Een risicovrije optie die werd geboden was om een van de Excel-applicaties volledig om te bouwen tegen een vaste ‘no cure no pay’ prijs.

“Nadat de eerste applicatie binnen enkele maanden werd opgeleverd investeerden we minder dan 30.000 Euro in softwarelicenties die ons in staat stelde om 60 gebruikers te laten werken met de applicatie.”
Korstiaan Rietveld – Financieel Directeur

De oplossing in vogelvlucht: Minder fouten, minder afhankelijkheden, meer controle

Jedox en Celcus hebben BAM Woningbouw een BI/CPM-platform verschaft welke het bedrijf in staat stelt om een geïntegreerde rapportage te doen over de cijfers.  

“We gebruiken het systeem voor ons projectportfolio management, financiële consolidatie, business balanced scorecard dashboard en overige rapportages. Het stelt ons in staat om onze strategie te koppelen aan activiteiten in de regio’s. We hebben niet alleen dagelijks inzicht in de huidige status van al onze projecten maar ook direct beschikbare prognoses van onze V&W en Balans over alle niveaus van de organisatie. Deze prognoses zijn het resultaat van het zogenaamde ‘rolling forecast’ concept die controllers klaarmaken voor het regionale management die vervolgens het meest waarschijnlijke scenario indienen. Ondersteund door workflow worden wij in staat gesteld om te rapporteren door middel van het dashboard dat wordt verschaft door de applicatie of door automatische connecties die commentaren verbindt met cijfers in Word of Powerpoint. De volgende stap is het integreren van onze rapportages op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.”
Korstiaan Rietveld – Financieel Directeur

De voordelen van het systeem zijn duidelijk:

“We doen hetzelfde en meer, in minder tijd, met minder fouten, minder afhankelijkheden en meer controle… de consistentie is gewoon zo veel beter. Het is eenvoudig om de voordelen te zien in termen van besparingen ten opzichte van onze oude manier van rapporteren. Als we de basis goed hebben dan kunnen we ook de volgende stap in onze rapportages gaan maken: we leggen de focus niet alleen op wat er moet worden gerapporteerd maar besteden nu vooral aandacht aan de dingen die er echt toe doen.”
Korstiaan Rietveld – Financieel Directeur