Klantverhaal Koninklijke Nooteboom Groep

De vereisten: Schaalbaar, web gebaseerd en lokaal ondersteund BI

Koninklijke Nooteboom heeft een platte organisatiestructuur en dit betekent dat er geen ruimte is voor allerlei managers. Iedereen neemt verantwoordelijkheid voor zijn/haar eigen werk en de deuren staan altijd open. Medewerkers kunnen net zo makkelijk binnenlopen bij de directeur of productiemanager als dat ze dat bij iedere andere collega zouden kunnen doen.

Als een consequentie van de financiële crisis was het ditmaal de IT-afdeling die de verantwoordelijkheid nam bij Nooteboom. De oude manier van rapportage en analyse gaf Nooteboom niet de noodzakelijke inzichten en informatie om het bedrijf mee te sturen door deze turbulente tijden. Alle rapporten en analyses waren gebaseerd op Excel. Naast de duidelijke voordelen van Excel op het gebied van flexibiliteit en leercurve, was het dagelijks gebruik moeizaam, foutgevoelig en blokkeerde het pad naar consistentie. Toen de financiële crisis Nooteboom raakte werden ze gedwongen om een verandering te maken.

Het was Albert de Boer, de informatiemanager bij Nooteboom, die de taak oppakte om een tool te vinden die zijn team in staat zou stellen om snel een nieuw informatiesysteem te implementeren op basis van hun huidige ERP-omgeving. Dit moest niet alleen een tool zijn die gebruiksvriendelijk is, maar volgens de toekomstvisie van Albert ook schaalbaar, web gebaseerd en lokaal ondersteund moet zijn.

“Ik startte simpelweg met Google. Al snel kwam ik op leveranciers als Pentaho, Jaspersoft, Jedox en een aantal anderen. Het installeren van de softwarepakketten en het vinden van mijn weg door de verschillende tools leidde al direct naar een duidelijke voorkeur binnen een aantal dagen. Aangemoedigd door onze eerste bevindingen dachten we al snel: laten we het gewoon doen. Laten we kijken hoe ver we zelf al kunnen komen. Dat was onze instelling gedurende het project en dat is nog steeds zo. Dat betaalde zich uit in de onafhankelijkheid van externe hulp en uiteraard de kosten.”
Albert de Boer – Informatiemanager

Met slechts een kleine investering in het trainen van het IT-team adopteerden we een simpele en effectieve aanpak voor dit project; we gingen voor de ‘quick wins’.

“Bij Nooteboom zitten we als IT zeer dicht op de business. Wij begrijpen hun doelen en benodigdheden. Dit heeft duidelijk geholpen in het bepalen van de meest waardevolle toepassingen voor de tool. Met de vereiste functionaliteit in ons achterhoofd haalden we de benodigde data op uit onze Progress database en presenteerden we het eerste prototype aan onze collega’s binnen een maand. Dat alles terwijl we daarnaast ook nog onze reguliere verantwoordelijkheden hadden.”
Albert de Boer – Informatiemanager

Het resultaat: Integratie van Excel, web en iPad

De feedback die de IT-afdeling kreeg van hun collega’s was erg positief. Echter, de verleiding om direct meer applicaties te implementeren werd getemd.

“We wisten dat wanneer we door zouden bouwen dat we op een gegeven moment ook niet meer terug zouden kunnen. Onze bevindingen waren positief maar we hebben toch eerst onze checklist van ‘nice to haves’ en ‘need to haves’ nogmaals beoordeeld. Een van de goede dingen die daaruit resulteerde was dat Jedox veel meer had te bieden dan wij oorspronkelijk dachten. Beter gezegd, hun web en iPad interface was echt vooruitgegaan. Het is mooi om te zien dat Jedox in staat is geweest om naadloos drie verschillende interfaces te integreren: Excel, Web en iPad. Aangezien bij Nooteboom het gebruik van de iPad vereist is vormt het ook een groot voordeel als je enkel het design in de webomgeving hoeft te maken en deze direct via de iPad kan gebruiken. Daarnaast zijn we erg gecharmeerd van de batch pdf-rapportages door de hele organisatie. Gebaseerd op deze heroverweging besloten we de samenwerking met Celcus, een van de lokale Jedox partners, te zoeken.”
Albert de Boer – Informatiemanager

De waarde van de implementatie van Jedox bij Nooteboom is groot. De twee belangrijkste drivers waren het creëren van consistentie en beschikbaarheid van data, KPI’s, rapportages en analyses.

Consistentie en toegang tot informatie is dermate waardevol dat je er geen prijs op kan zetten; het is simpelweg een ‘need to have’. Door het automatiseren en verbeteren van onze processen hebben we bovendien ook veel tijd kunnen besparen. Niet alleen op de afdeling maar ook in de business: er is volledig afscheid genomen van discussies die te maken hebben met definities en datakwaliteit.

“We hebben bewezen dat een goed en snel performance management platform niet duur hoeft te zijn. Onze initiële kosten zijn minder dan 25.000 euro geweest voor software en consultancy. Daarnaast zijn de jaarlijkse kosten ergens omtrent de 3.000-4.000 euro. Gegeven dat feit kan je stellen dat we al 1 FTE in kosten hebben kunnen besparen met het prototype, dus we hebben de investering in feite al terugverdiend.”
Albert de Boer – Informatiemanager