Van inzicht naar sturen

De noodzaak van begroting voor een zorginstantie is erg hoog. Op elk van de 200 locaties moet de verwachte, specifieke zorgvraag voortdurend worden afgestemd op de juiste personele inzet.

Voorts moet dit aan de hand van de onderliggende contracten ook vertaald worden in een financiële grootheden op lokaal niveau en centraal niveau: een toekomstige balans, toekomstige winst- en verliesrekening en kasstromen. Om tijdig bij te kunnen (bij)sturen is enkel goed inzicht in realisatiecijfers, traditionele ‘business intelligence’, allang niet meer voldoende.

Van Excel naar Performance Management

Aanvankelijk werkte ’s Heeren Loo met een berg aan Excel ter ondersteuning van al haar plan-, budget- en forecastprocessen. Door de omvang en complexiteit van de organisatie bleek al het opstellen van een concern brede begroting met Excel al snel te omslachtig.

De overstap naar een geprogrammeerd maatwerk systeem werkte een aantal jaar goed maar dit bracht helaas ook geen soelaas. Managers konden hier hun begroting in opmaken maar het systeem bleek in de praktijk weinig schaalbaar door gebrek aan flexibiliteit. Programmeren zorgde voor een lange doorlooptijd, een hoge afhankelijk van de leverancier en relatief hoge kosten.

De intelligence afdeling van ’s Heeren Loo is in gaandeweg de markt gaan verkennen voor een alternatief. In het selectieproces dat hierop volgde heeft ’s Heeren Loo diverse ‘performance management’ tools beoordeeld. Tools die ontworpen zijn, juist om allerlei budget-, plan- en forecastprocessen te ondersteunen.

Tools die snel kunnen rekenen, complexe modellen aankunnen, workflow bieden en waar commentaren in kunnen worden vastgelegd. Los van deze functionaliteit moest het met name een omgeving zijn die het intelligence team van ’s Heeren Loo zelf goed zou kunnen bedienen, beheren en uitbouwen.

Voor het selectieproces is met een beperkt aantal performance management tools een Proof Of Concept uitgevoerd en er is ook tijd ingeruimd voor referentie-bezoeken. Het Proof of Concept en het bezoek aan Jedox gebruiker Renewi gaf de doorslag: Jedox voldeed aan alle gestelde eisen en er waren lovende woorden van Renewi voor de aanpak van Jedox Partner Celcus.

 “De applicatie die we hiervoor gebruikten om te begroten was enorm star. Voordat we met Jedox aan de slag gingen begrootte we voornamelijk op de Wet Langdurige Zorg (WLZ). Door de flexibiliteit van Jedox zijn we nu in staat op alle onderdelen van de zorg te kunnen begroten. De begroting wordt dankzij Jedox nog accurater opgesteld. Hierdoor zijn we beter in staat om te sturen.”
Hans de Leeuw, directeur Finance en Control 

Samen aan de slag

Nog voordat begonnen werd met de feitelijke bouw van alle functionaliteit heeft het voltallige intelligence team van ’s Heeren Loo een training gevolgd bij Celcus. Er is gekozen voor de Jedox Professional Bootcamp training, waarbij trainees binnen 3 dagen worden klaargestoomd om met Jedox te werken. 

Na de training is het team van ’s Heeren Loo samen met een consultants van Celcus direct aan de slag gegaan met de bouw van drie modules: zorgplanning, personeelsplanning en financiële planning. Binnen budget en binnen de deadline waren alle toepassingen getest en gereed voor productie: doorlooptijd 10 weken.

De schouderklopjes vielen aan beide kanten. ’s Heeren Loo had haar data en masterdata goed op orde; over het functionele ontwerp was goed nagedacht en voorafgaand aan het project wist men precies wat men van Jedox kon verwachten. Na het ontwerp van een geschikte architectuur bleek de inzet van één senior consultant voor de rest van het project een prima combinatie.

Iedereen had zijn eigen werkzaamheden maar er was altijd een vraagbaak in de buurt om snel bij te springen indien nodig: learning on the job. Geven deze aanpak en het gemak van Jedox kon er buitengewoon effectief gewerkt worden: rond de 85 procent van de tijd is besteed aan de bouwwerkzaamheden. 

“De training heeft ons de mogelijkheid gegeven om zelf een gehele module te ontwikkelen en met de ondersteuning van een consultant van Celcus zijn we tot hele vlotte resultaten gekomen.” 
Leander de Gouw, Manager BI

Belang en complexiteit van de zorg

Zorg komt voor in diverse vormen. Zo heeft de ene cliënt meer zorg nodig dan de ander. Moet er eventueel vervoer worden geregeld voor de cliënten? Wat voor type ziektebeeld heeft de cliënt en wat voor behandeling hoort hierbij? De type behandelingen en bijbehorende prijzen per zorglocatie moeten aanpasbaar zijn ten behoeve van de begroting.

Behalve het uitrekenen van de opbrengst van alle geplande zorgvormen, is het met behulp van Jedox ook mogelijk om interne doorbelastingen automatisch door te belasten. Jedox rekent door middel van rekenregels automatisch uit wat de opbrengst is van elk product dat geleverd wordt. Tevens worden er automatisch doorbelastingen (naar andere kostenplaatsen) uitgerekend op basis van percentages.

Dit alles leidt tot een integrale, geconsolideerde begroting op concern niveau die ook afgestemd is tussen de 16 verschillende regio’s.

“Inzicht in de begroting en scenario’s doorrekenen zorgt er voor dat je je productie beter kan afzetten tegen je personeel.” 
Leander de Gouw, Manager BI

Hoog gebruiksgemak

De begroting van ’s Heeren Loo wordt opgesteld door ruim 40 controllers uit 16 verschillende regio’s in heel Nederland. Gedurende het project hebben we op 2 momenten gebruikerstesten gedaan. Op die manier konden we de applicatie zo goed mogelijk af stemmen op de wensen van de eindgebruikers.

“Jedox is voor ons een verademing geweest: qua look-and-feel; gebruikersgemak en snelheid; de logische opbouw; de mogelijkheid te komen tot een uitgebreide uitsplitsing van opbrengsten en personeels) kosten in onderliggende componenten; flexibiliteit bij het doorvoeren van aanpassingen aan de rekenregels; foutopsporing en querymogelijkheden en; de algehele traceerbaarheid/ narekenbaarheid van mutaties en uitkomsten.”
Marcel ten Brinke, Management Controller

Door de gebruiksvriendelijkheid van Jedox wordt de applicatie sinds de implementatie volledig beheerd door het BI team van ’s Heeren Loo. Zo heeft ’s Heeren Loo zonder de hulp van externen Jedox kunnen verrijken met een meerjarenplanning.

“Gedurende de eerste begrotingsronde hebben we meegemaakt hoe laagdrempelig Jedox daadwerkelijk is. We hebben na het project met Celcus, de applicatie  zelf kunnen verrijken met een meerjarenbegroting en liquiditeitsprognose die we kunnen bespreken met de banken.” 
Leander de Gouw, Manager BI

Resultaat

Het resultaat is een gebruiksvriendelijke begrotingsapplicatie die door 40 controllers in het gehele land wordt gebruikt om de begroting op te stellen in samenwerking met ruim 200 Managers in 16 regio’s. Dit zorgt voor een goed afgestemde en gedragen begroting die als referentiecijfers in de dashboards worden gebruikt. Hierdoor heeft de organisatie de juiste middelen in handen om de organisatie goed te kunnen besturen.   

“Door de flexibiliteit die Jedox biedt, is het een prettige applicatie om mee te werken. De vragen van eindgebruikers kunnen we snel beantwoorden. Wanneer we de noodzaak voelde om iets te wijzigen was dit zonder hulp van buitenaf te realiseren.”
Erik Bos, BI Specialist