Klantverhaal Schunk XYCARB Technology

Stap voor stap verbeteren van financial planning

Schunk Xycarb Technology produceert hoogtechnologische onderdelen voor de micro-elektronica-industrie. Met de wereldwijde groei van het bedrijf werd de financiële planning te complex. Daarnaast was het voorgaande platform niet geschikt om de groei bij te benen. Dankzij Jedox heeft Schunk Xycarb één centrale database voor alle financiële planning-, budget- en prognose-processen. Een goede financiële huishouding is essentieel gebleken om te kunnen groeien en voorbereid te zijn op de uitdagingen in een volatiele markt.

Wereldwijd uitrollen van plannen, budgetteren en forecasten met Jedox

Voorheen werd de hele financiële rapportering gedaan met behulp van Excel en het gedeeltelijk overtypen van gegevens uit het SAP R / 3-systeem. Dit was zeer foutgevoelig en vooral een bewerkelijk proces met veel handwerk.

Het ontbreken van een goede bedrijfsbrede BI-strategie zorgde voor het in gebruik nemen van een goedkoop en toegankelijk inlichtingenplatform op basis van PALO 2.0 (voorloper van Jedox - destijds open source). Met behulp van PALO migreeerde Xycarb van Excel naar Excel plus met één centrale Jedox database.

"Ik geloof dat de keuze voor Jedox in 2007 ons een van de eerste Jedox-gebruikers buiten de DACH-regio maakte." zegt Rinie Verspaget, CFO bij Xycarb.

Een oplossing die helpt, ook tijdens groei

Door de internationale groei nam de complexiteit toe en moest Xycarb omgaan met een goeiend aantral transacties, multi-currency (verschillende valuta) van de wereldwijd opererende verkooporganisatie. Hierbovenop was de lokale loonlijst van elk land een uitdaging voor HR-planning. Daarbij zorgden sales  en een stijgend productportfolio voor een toename in werklast.

"Jedox voorkwam dat mijn team werd neergehaald door de gebruikelijke nadelen die Excel kan hebben in zo'n omgeving. Het zou te bewerkelijk zijn geworden, te vatbaar voor fouten en te ingewikkeld om te controleren en te beheren. " Rinie Verspaget, CFO bij Xycarb.

Performance Management met Jedox als BI & CPM-tool

Xycarb heeft Jedox niet alleen gekozen voor de Business Intelligence mogelijkheden, maar zeker ook voor de functionaliteit om te kunnen plannen, budgetteren en forecasten: Corporate Performance Management.

“Toen we een selectietraject voor een nieuwe BI-tool doorliepen was performance management functionaliteit eigenlijk niet onze eerste prioriteit. Achteraf gezien ben ik blij dat Jedox deze functionaliteit óók heeft. Feitelijk gezien heeft de toegevoegde waarde van performance management functies zich al terugbetaald in het eerste Jedox project dat we deden.” zegt Verspaget.

De gebruikte functionaliteit van het Jedox platform werd geleidelijk uitgebreid met inzichten in sales, human resources, productie en meer. Voor alle toevoegingen wilde Xycarb daarbij ook performance management toevoegen ter ondersteuning van plan- budget- en prognose processen voor elke afdeling.

Als voorbeeld: alle internationale verkoopteams gebruiken de Jedox web-applicatie om hun forecast te maken, die vervolgens weer gebruikt wordt voor de productie planning.

200 gebruikers bij eerste implementatie, 100 extra snel daarna

Xycarb gelooft al meer dan 10 jaar in Performance Management en heeft geen spijt van de keuze voor Jedox.

“Ondanks de financiele beperkingen van het selecteren van een 'low budget' tool 10 jaar geleden, kan ik eerlijk zeggen dat ons aan functionaliteit niets ontbrak. Sterker nog, ik geloof dat dit eigenlijk een zeer goede en eenvoudige keuze was. Daarbij  is het gewelidig Jedox zich heeft doorontwikkeld over de afgelopen 10 jaren."

Zonder dat Xycarb hulp van de ICT-afdeling nodig had is het de finance afdeling gelukt om alle doelen te realiseren. Nog vrij recent heeft Xycarb besloten om een informatie manager aan te stellen om verantwoordelijkheid te dragen van de hele BI en CPM omgeving en alle toekomstige uitbreidingen.

Agile: Stap voor stap uitrollen

Xycarb gebruikt een eigen stap voor stap aanpak die geclassificeerd kan worden als ‘agile’. Deze gefaseerde aanpak is waarschijnlijk de reden dat de implementaties eigenlijk geen weerstand hebben opgeleverd bij de gebruikers.

Eén centrale database voor analyse en planning

Xycarb gebruikt Jedox voor Business Intelligence (Historische analyse, trends) én ontdekte de kracht van de combinatie met Enterprise Performance Management (planning en forecasting).

“Wat we ons eerst niet realiseerden is het feit dat we met Jedox stap voor stap - ongemerkt - één centrale database met historische informatie hebben opgebouwd. Deze database bestaat uit bedrijfs-kritische informatie van ons verleden, zoals trends en scenarios. Dankzij de 'splashing' functie van Jedox hebben we voor onze business snel een mooi startpunt voor planningsprocessen. We kunnen direct verder werken, zonder dat de technologie ons beperkt. De enige showstopper zijn we zelf.”

Kant en klare Jedox modellen voor een vliegende start!

Vrij recent heeft Jedox standaard oplossingen of ook wel 'modellen' geïntroduceerd. Xycarb heeft het Jedox model voor Human Resources in gebruik genomen.

“Ik was blij om te zien dat Jedox een aantal standaard modellen heeft ontwikkeld. Met slechts een aantal kleine aanpassingen is het mogelijk om snel een nieuwe oplossing uit te rollen.  Daarnaast is de integratie van deze modellen een groot pluspunt. Alles is echt geïntegreerd. Wijzigingen in bijvoorbeeld HR-planning zijn nu direct zichtbaar in al onze prognoses, maar ook direct in de balans en onze v & w rekening.“ Xycarb CFO Rinie Verspaget

Tot slot concludeert Verspaget:

“De beslissing om voor Jedox te gaan was een zeer goede keuze. Het product heeft zich ontwikkeld tot een platform geschikt voor verschillende bedrijfsprocessen en draagt bij aan betrouwbaarheid in onze organisatie.“