Klantverhaal Vakmedianet

Vakmedianet gebruikt Jedox als Performance Management tool ter ondersteuning van P&C cyclus

Vakmedianet is een B2B uitgever met meer dan 1000 producten. De planning en control cyclus en rapportageproces werd gedaan met behulp van Excel. Voor het verbeteren van de kwaliteit van de stuurinformatie is de beslissing genomen om Jedox te implementeren als Performance Management tool ter ondersteuning van de planning en control cyclus en het rapportageproces.

“Jedox is zeer snel te implementeren software door een gedreven team van mensen vanuit Celcus.  Het werkt perfect met AFAS waar wij mee werken.  Niet alleen rapporteren en consolideren we snel over een groep van 10 vennootschappen heen maar we doen ook in Jedox  onze forecast en budget! In een webportal hebben de gebruikers met een muisklik toegang tot de rapportages met de meest recente gegevens en controllers kunnen in Excel met behup van een add-in analyses maken op ad-hoc basis.”  Marcel Kamphuis, CFO Vakmedianet

Korte doorlooptijd Jedox implementatie

Na de jaarafsluiting is begonnen met de implementatie. Na eerst het datamodel op te zetten en ETL te ontwikkelen werd 5 jaar historie uit AFAS ingelezen - met behulp van de ETL wordt data uit de bron opgehaald (‘extract’), omgevormd tot de indeling die overeenkomt met het datamodel (‘transform’) en vervolgens opgeladen in Jedox (‘load’). Hiermee werd in een mum van tijd gestructureerd toegang verkregen tot 5 jaar historie van de financiële cijfers op productniveau. Voor het einde van de maand konden de controllers en uitgevers beschikken over rapportages op omzet en bruto marge per product en uiteraard de winst- en verliesrekening en de balans.

De vervolgstap was het inlezen het budget vanuit de Excel sheets. In een aantal gevallen werd eerst nog een verdiepingsslag gelegd omdat Jedox allerlei mogelijkheden heeft om de cijfers op verschillende niveaus en doorsnedes te presenteren. Vakmedianet heeft 56 merken dat betekent ook dat de uitgevers en sales managers inzicht nodig hebben op de ontwikkeling van hun merken en producten. In de eerste week van februari werd al gerapporteerd over de maandcijfers van januari per product, per merk en per business unit met afwijkingen ten opzichte van budget en vorig jaar.

In februari werden templates en rekenregels (‘business rules’) ontwikkeld om het planning proces te faciliteren. In maart konden de uitgevers, sales managers en controllers op basis van 2 maanden realisatie en 10 maanden budget aangeven wat zij verwachten voor de LE1. Via de templates kunnen per product wijzigingen worden ingevoerd en een toelichting vastgelegd. Dit rolt allemaal automatisch op naar de merken en business units zodat de uitgevers, controllers en directie zicht hebben op de afwijkingen op totaalniveau voor de verwachte jaarcijfers ten opzichte van het budget en vorig jaar.

Eenvoudig rolling-forecasten

In de loop van het jaar zijn deze templates ook gebruikt voor de LE2, LE3 en het budget voor het volgende jaar. Daarnaast wordt met behulp van ‘business rules’ een vorm van  ‘driver-based-planning’ toegepast. Door bijvoorbeeld input te vragen op de ontwikkeling van het aantal abonnementen en prijs per abonnement wordt in de prognose en het budget de verwachte abonnementenomzet per maand berekend. Een dergelijke p x q berekening gebeurt ook voor advertenties en congressen.

In maart is een kasstroommodel met investeringen ontwikkeld naar voorbeeld van het model dat al werd gebruikt door Vakmedianet. Hiermee is per entiteit per maand voor realisatie, budget en LE inzicht in de ontwikkeling van de kasstroom. Daarnaast zijn in maart beheerschermen ontwikkeld voor de controllers voor bijvoorbeeld het:

• klaarzetten van de LE zodat de uitgevers en sales managers daarna wijzigingen kunnen invoeren;
• opstarten van het proces om de laatste stand op te halen uit AFAS en in te lezen in Jedox om tijdens de maandafsluiting binnen een minuut over de meest recente data te beschikken –  bovendien wordt elke nacht automatisch de laatste stand van AFAS ingelezen;
• invoeren van eliminaties op de consolidatie;
• inrichten van de rechten van de gebruikers;
• toevoegen van nieuwe producten voor het budget.

Meer uit tooling halen

Nadat steeds meer duidelijker werd wat de uitgebreide mogelijkheden zijn van Jedox zijn na de implementatie nog een aantal vervolgprojecten geweest:

• ontwikkelen van een model voor lange termijn planning. Uitgaande van het laatst beschikbare budget of LE wordt per merk de verwachtingen vastgelegd voor de komende 3 jaar. Voor het LTP model is gekozen om in een verkorte en verdichte winst- en verliesrekening per merk de verwachtingen voor de komende 3 jaar vast te leggen in Jedox. Dit maakt onderdeel uit van de jaarlijkse strategie review.
• ontwikkelen ETL voor het inlezen in budget en LE van de in Excel berekende loonkosten per product, zodat de loonkosten automatisch kunnen worden ingelezen in Jedox;
• maken van een tussentijds prognose met als vertrekpunt 4 maanden realisatie en 8 maanden LE1. De uitkomst hiervan was de onderbouwing voor de meest recente verwachtingen van het lopende jaar. Deze is gebruikt in het verkoopproces van een bedrijfsonderdeel.
• samenvoegen van de historische cijfers van realisatie, budget en LE van 3 entiteiten die zijn samengevoegd als gevolg van een juridische fusie, zodat de vergelijkende cijfers altijd betrekking hebben op het totaal.

Jedox zorgt ervoor dat in een webportal de rapporten beschikbaar zijnvoor verschillende gebruikersgroepen met verschillende rechten. Het grote voordeel is dat iedereen in de organisatie informatie beschikbaar heeft die deel is van het totaal van de geconsolideerde cijfers. Er is slechts een versie van de waarheid en het is niet meer nodig om rapporten te versturen per email – de uitgevers, sales managers, controllers en directie kunnen op elk moment hun informatie zien.