Klantverhaal Volker Rail

Een oplossing voor een veranderende markt

Technologie is een drijfveer voor VolkerRail, net zoals VolkerRail een drijfveer is voor technologie. VolkerRail levert op tijd, veilig en hanteert de hoogste standaarden op het gebied van kwaliteit. Veiligheid, werknemer -en klanttevredenheid en financieel bewustzijn zijn de kernwaarden voor het bedrijf. De winstgevendheid of omzet is hierin vaak een grote spil.

“Voordat Jedox werd geïmplementeerd waren wij gelijkwaardig andere aannemers – we hadden verschillende ERP-systemen en een grote collectie aan Excel-spreadsheets. We konden op deze manier het bedrijf runnen maar de huidige markt vraagt om een andere aanpak waarmee wij constant projecten managen met complexe gevolgen op het gebied van zowel financieel als risicomanagement.’’
Paul de Hair - CFO VolkerRail

Van aannemers wordt steeds meer verwacht dat ze meer risico’s nemen. De markt vraagt om meer ‘fixed-fee’ contracten die bovendien ook nog een bepaald niveau aan onderhoud garandeert over meerdere jaren. Dit vereist een compleet andere aanpak van contracten die ons vroeger nog in staat stelde om extra kosten en materialen direct door te berekenen aan de klant.

In plaats van een omzet gedreven benadering zijn we nu meer kosten gedreven, waarbij kostenbesparingen en risico’s door de hele keten constant beoordeeld worden. Hierin is het verkrijgen van de juiste inzichten en prognoses van levensbelang.

“Voorheen wist de financiële afdeling pas na afloop van een project of er winst gemaakt was op een project. Hetzelfde geld voor de vraag of mensen voldoende uren hadden gemaakt voor een project. Als we dan wilden weten waarom er wel of niet winst was gemaakt dan was dat altijd een complex, tijdverslindend en duur proces. Aan de andere kant was het prognosticeren naar de toekomst nog moeilijker. Zonder deze informatie is het onmogelijk om te sturen op productiviteit en efficiëntie.” 
Paul de Hair - CFO VolkerRail

“We moesten veranderen en we zagen de kans om op hetzelfde moment meerdere verbeteringen te realiseren: de financiële afdeling ondersteunen, verbeteren van inzicht en kosten efficiëntie en het verschaffen van stabiliteit op het gebied van administratie en rapportages. Ik heb toen meerdere tools beoordeeld en Jedox viel hierin erg positief op. We hadden een tool nodig die ons niet alleen inzicht in realisatie gaf maar ook een vooruitzicht naar de toekomst in een centrale database. We wilden een tool voor inzicht maar ook budgetteren, rolling-forecasting en consolidatie. We moesten af van het foutgevoelige handmatige werk in Excel en wilden daarnaast ook onze datakwaliteit verbeteren. Als veelgebruikte tool met veel data betekende het werken met Excel ook dat er ruim voldoende tijd was voor het drinken van koffie terwijl de resultaten berekend werden. Hierbij was soms een erg lange koffiepauze nog niet afdoende. Naast de vertraging verstoort dit ook nog het proces.”

Performance management voor financieel bewustzijn

“Jedox is binnen VolkerRail de katalysator geworden voor de transitie die we wilden bereiken binnen onze organisatie. Dit is iets waar ik zeker op gehoopt had maar het overtreft mijn verwachtingen. We kregen opeens opmerkingen als “Hey, zijn dit mijn cijfers?”, “Dus ik kan zien waaruit dit cijfer bestaat?”, “Wat gebeurt er als ik dit cijfer aanpas?” en “Heb ik geen controller meer nodig om dit te doen?“. Op deze manier verschaft Jedox ons een verhoogd gevoel van betrokkenheid, onder andere door financieel bewustzijn te creëren daar waar we het nodig hadden. Jedox zorgt ervoor dat het kinderspel wordt om op een snelle en betrouwbare manier te zien waar we als organisatie naartoe bewegen.”

Slechts één bron van de waarheid

“Een feature van Jedox die reeds bewezen van grote te zijn is de Excel ‘look and feel’. Dit maakt het simpel en krachtig. In het begin was het team een beetje afwachtend want ze weten dat Excel soms moeizaam, complex en/of risicovol is. Doordat Jedox zo veel lijkt op Excel hielp dat uiteindelijk ook om hun twijfels in de beginfase weg te nemen. Het is makkelijk te begrijpen en werkt snel naar resultaten.”

“We zijn gestart met het elimineren van Excel uit de planning en control cyclus. Als een projectorganisatie is onze zogenaamde ‘Project Control Spreadsheet’ het allerbelangrijkst. We hebben deze opnieuw ontwikkeld in Jedox en kunnen hiermee alle contracten en projecten ontsluiten, plannen en toelichten. Vandaag de dag wordt de status van een project automatisch ontsloten door de bijbehorende data op te halen uit de onderliggende ERP-systemen, waarna cijfers worden doorberekend op basis van rekenregels en er manueel aanpassingen of toevoegingen kunnen worden gedaan. Deze geautomatiseerde dataextractie maakt het eenvoudig om dashboards en rapporten te bouwen. In plaats van het maken van specifieke rapporten binnen het ERP-systeem gebruik we nu dus Jedox.”

“Eén complete bron van de waarheid helpt ons bij het analyseren van de organisatie op het gewenste detailniveau. Wanneer we nu een cijfer niet begrijpen dan zoeken we dit op en analyseren dit direct. We hebben bovendien vertrouwen in de data die we gebruiken. Vroeger had ik soms het idee dat cijfers foutief waren maar kon ik er niet de vinger op leggen. Vandaag de dag is al deze onzekerheid weg en dat is een geweldig gevoel.” 
Paul de Hair - CFO VolkerRail

Durf te starten

“Als we terugkijken dan hebben we eigenlijk best wel wat tijd genomen om alle opties te beoordelen. Een project van deze scope doet namelijk vragen rijzen. Welke aanpak past hier? Waar starten we? Hoe zullen mensen reageren? Verschillende divisies hadden een ander antwoord. Een aantal van mijn collega’s bij IT hadden de voorkeur om een helemaal uitgestippeld project uit te werken. Dit zou dan een plan zijn waar we pas na een jaar of twee resultaten zouden hebben. Dat wilde ik niet en dus bouwden en evalueerden we stap voor stap met Jedox en dat werkte perfect. Door klein te starten zorgden we er tevens voor dat we niet te veel commitment aangingen vooraf.”

Ondersteunen financiën, verzekeren van expertise

“Wij wilden dat finance de lead had gedurende de implementatie. Samen met de consultants van Celcus heeft dit team een algemeen doel gesteld en besloot gedurende het traject over aanpassingen of extra functionaliteit. Het was een bewuste beslissing om eerst Celcus-consultants de architectuur op te laten zetten en deze te linken met ERP-systemen. Om vervolgens de kennis en expertise te borgen binnen de organisatie was het trainen van finance en IT erg belangrijk. Hierdoor kon Celcus het stokje overdragen aan finance terwijl IT verantwoordelijk werd voor het onderhoud van het systeem.”

“Wij zijn erg blij om te zien dat iedereen in de business met Jedox nu beter voorbereid is om te anticiperen en te reageren op veranderingen in de markt. Het heeft gewerkt als een katalysator. We hebben meer bewustzijn gecreëerd op het gebied van financiën en risico’s en tegelijkertijd ook de kunde om hier goed naar te handelen: op ieder niveau in de organisatie verlagen mensen risico’s en kosten. Naar de toekomst toe ben ik overtuigd dat een verbeterd inzicht en mogelijkheden tot het managen van de performance ook een positieve impact zal hebben op de volgende onderdelen die we willen gaan tackelen: veiligheid, klanttevredenheid en HR.”