Kostplaats planning (cost center planning)

Kostenplaatsen vormen voor veel bedrijven vaak een essentieel onderdeel van de financiële administratie. Alle kosten die worden geboekt binnen een bedrijf worden aan een kostenplaats toegekend of dienen met behulp van bepaalde allocatiesleutels verdeeld te worden over kostenplaatsen.

In het bepalen van budgetten en prognoses voor kosten wordt er dan ook vaak gepland per kostenplaats. Op basis van Excel templates die worden verspreid in de organisatie worden er dan kostenplanningen gemaakt. Dit proces is niet bepaald efficiënt en kan bovendien foutgevoelig zijn.

Binnen ons model is het mogelijk om een dergelijke cost center planning iteratief en gestructureerd af te werken. Hierin kunnen de verantwoordelijken per kostenplaats werken aan een gedetailleerd inzicht van de verwachtte kosten binnen hun domein of entiteit. Wij bieden u op het gebied van cost center planning onder andere de volgende mogelijkheden:

• Planning op kostentypen
• Kostenallocatie
• Scenario’s
• Procesmonitoring via workflow
• Integratiemogelijkheden met andere oplossingen

Planning op kostentypen

De planning voor kostenplaatsen is vaak afhankelijk van een lijst aan specifieke kosten die per bedrijf totaal verschillend kunnen zijn. Deze kostentypen (of kostensoorten) geven een gedetailleerd overzicht van de kosten die gedragen moeten worden door een kostenplaats.

Binnen het model voor kostenplaats planning kan een dergelijke lijst volledig naar eigen inzicht worden opgesteld en geaggregeerd zodat het totale bedrag aan kosten direct beschikbaar is en kan worden vergeleken met bijvoorbeeld de dekking (die weer via een ander model bepaald kan worden).

Kostenallocatie

Sommige kosten die worden gemaakt dienen te worden verdeeld over meerdere andere kostenplaatsen. Een goed voorbeeld hiervan binnen organisaties zijn de overheadkosten welke gedragen dienen te worden door verschillende onderdelen van de organisatie.

Door allocatiesleutels vast te leggen kunnen kosten direct worden doorgerekend naar kostenplaatsen. Ons model biedt de mogelijkheid om dergelijke allocatiesleutels vast te leggen en, indien nodig, zelfs voorwaardelijk te maken.

Zo kan je niet alleen per tijdseenheid de allocaties wijzigen, maar deze bijvoorbeeld ook afhankelijk maken van aantal FTE’s, omzet of andere cijfers die u vastlegt. Ingewikkelde allocatieberekeningen kunnen hierdoor transparant, structureel en (close to) real-time worden doorgevoerd en beoordeeld.

Scenario’s

Om de betrouwbaarheid van uw planningen te verhogen is het gebruik van scenario’s vaak aan te raden. Vooral op het moment dat u wilt zien welke invloed het wijzigen of verschuiven van allocatiesleutels heeft, dan biedt de mogelijkheid tot scenario’s uitkomst. Dit stelt u niet alleen in staat om de invloed van wijzigingen te beoordelen, maar ook om deze met elkaar te vergelijken.

Onze modellen bieden de flexibiliteit om een zogenaamde scenario-as toe te voegen waarmee op verschillende niveaus en door verschillende verantwoordelijken kan worden geëxperimenteerd met scenario’s die invloed hebben op de allocaties en de cost center planning in het algemeen. Op den duur kan men dan kiezen voor het meest waarschijnlijke scenario en deze direct toe te passen op de definitieve planning.

Procesmonitoring via workflow

Bij het maken van een cost center planning wilt u het werk verdelen naar de verschillende verantwoordelijken per kostenplaats. Hierdoor wilt u waarschijnlijk ook meteen inzicht in de status en vorderingen zodat u ziet welke mensen er nog moeten worden aangespoord om hun planningstaken af te ronden.

Ons model geeft u de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor de cost center planning weg te leggen in de organisatie. Hierbij krijgen verantwoordelijken een of meerdere kostenplaats toegekend en worden toegang verschaft om cijfers in te voeren. Vervolgens kan de status van deze planningsprocessen via een monitor worden geraadpleegd.

Integratiemogelijkheden met andere modellen

Binnen een planning en control cyclus en financiële verslaglegging van een organisatie is de cost center planning slechts één van de onderdelen. Ondanks dat het model voor cost center planning prima op zichzelf te implementeren is kan het combineren met andere financiële modellen aantrekkelijk zijn. In uw overweging kan u meenemen dat een koppeling met de onderstaande modellen wellicht gunstig zal zijn:

• Integratie met Winst en verlies (P&L)
• Koppeling met HR Planning

Winst & verlies (Profit & loss) model

Het cost center planning model kan goed aansluiten op het winst & verlies model aangezien sommige kostenrekeningen in het grootboek veel gedetailleerder en betrouwbaarder kunnen worden bepaald binnen de cost center planning. Door deze kosten te koppelen aan die grootboekrekeningen krijg je dus een profit & loss die deels wordt gevoed door reeds eerder opgestelde cost center planningen

Personeel (HR Planning) model

In tegenstelling tot profit & loss kan het personeel (HR) planningsmodel juist dienen als bron voor het cost center planning model. Een reeks aan kosten hebben namelijk direct betrekking op medewerkers op de kostenplaatsen en kunnen dus beter per medewerker worden bepaald dan op hoog niveau. Zodra de personeelsplanning dus is afgerond zijn een groot deel van de kosten in het cost center model al gevuld. Ook hier zorgt dit opnieuw voor een hogere mate van detail en betrouwbaarheid.