Klantverhaal Reym - Remondis groep

Reym is gespecialiseerd in industriële reiniging in de olie, gas, (petro)chemische industrie en voeding. Hierbij gebruikt men de modernste uitrusting en ‘state-of-the-art’ reinigingstechnieken. Reym is in alle markten thuis, zoals onshore en offshore. Ook heeft het bedrijf de benodigde ervaring om totaaloplossingen te leveren om volledig te ontzorgen op de gebieden van chemische reiniging en bijhorend afvalbeheer.

Reym heeft samen met Celcus het aantal handmatige acties voor financiële planning sterk weten te verminderen. De rapportage en planningsprocessen zijn nu effectiever en dynamischer, ook in de toekomst.

Hoe werd de financiële planning gemaakt?

Net als veel andere organisaties maakte Reym al lange tijd financiële planningen en een jaarlijks budget met behulp van Excel. Vanuit de verwachtte verkopen (sales) werd een sales planning gemaakt. Op basis van de verkoop verwachting wordt een omzet prognose gemaakt. Daarna werden per grootboek rekening op Winst & Verlies niveau de bijhorende kosten berekend.

Elke maand werden gerealiseerde omzet en kosten vergeleken met de verwachting in Excel. Een tijdrovende klus, waarbij veel handwerk noodzakelijk was. Dankzij nieuwe software, genaamd Jedox is dit verleden tijd.

Klaar voor een stap naar verbetering, meer effectief budgetteren en forecasten

Als industrieel dienstverlener met meerdere locaties in Nederland en Duitsland had Reym behoefte aan meer accuraat en tijdig inzicht in haar financiële positie, vergeleken met budget en prognose.

Voor de introductie van deze nieuwe software werd er primair gebruik gemaakt van spreadsheets voor het jaarlijks budget. Elk kwartaal werd er ook een Quality management Review (QMR) proces uitgevoerd. Hierbij werd handmatig een export of dump gemaakt vanuit het financiële administratie systeem. Dit werd vervolgens verwerkt in een tabblad, als bron voor de prognose.

De prognose van winst en verlies werd ingevuld per rekeningnummer. De omzet uit verkopen en de kosten van personeel en materiaal, werden vastgelegd in een los Excel-bestand. Alle losse berekeningen per onderdeel werden door iemand weer samengevoegd tot één prognose.

“De hoeveelheid Excel bestanden had duizelingwekkende hoeveelheden bereikt. Het aantal processen en mensen die werden ondersteund door Excel toepassingen maakten dit steeds moeilijker. Ik ging me daardoor steeds meer afvragen of alles wel correct en consistent was. Ook duurde het veel te lang voordat ik de nieuwe cijfers op mijn bureau kreeg.”
Eric Schouten, CFO Hazardous Waste Holding

Reym had vrij recent een nieuw winst en verlies sjabloon (template) gemaakt in Excel voor het opstellen van een jaarlijks budget. De opzet hiervan was direct te gebruiken als basis voor de nieuwe geïntegreerde budget tool. In dit model werden stuurgetallen uit de verschillende regio’s direct geconsolideerd naar de groep controller.

Er werd besloten om eerst in Jedox structuur aan te brengen en zo veel mogelijk te automatiseren. In Excel waren veel handmatige taken noodzakelijk. Jedox zorgde voor een snelle verbetering van de planningsprocessen, omdat de snelheid waarmee informatie verstrekt kon worden accelereerde.

Dankzij de inzet van Jedox werd het mogelijk om het forecast proces op een gestructureerde wijze in te richten. Het grootste voordeel en de reden om voor Jedox te kiezen, was de mogelijkheid om realisatie, budget en verschillende forecast scenario’s eenvoudig naast elkaar te vergelijken. Dit bleek namelijk niet mogelijk in onze operationele systemen, zoals ons ERP pakket.

Een nieuwe periodieke financiële plannings-cyclus

De standaard financiële modellen die worden aangeboden met Jedox bieden een startpunt voor het definiëren van driver-based componenten en functionaliteiten. Als voorbeeld werden de standaard Jedox modellen voor winst & verlies, balans en kasstroom aangepast aan de wensen van Reym. De werking hiervan komt overeen met de bestaande werkwijze van Reym in de Excel modellen.

De verbeterde Jedox modellen werden opgeleverd in fases. Dit zorgde ervoor dat belangrijke gebruikers van Reym, zoals Groep Controller Peter van Welsum en Regio Controller Harry van Beusekom tijdig de modellen konden testen. Hun feedback werd direct verwerkt in de opvolgende iteratie.

"Tijdens het hele proces van de ontwikkeling van het planning systeem is er altijd een interactie geweest tussen ontwikkeling en testen. Deze aanpak maakt de ontwikkeling transparant, beheersbaar en controleerbaar. De snelheid waarmee onderdelen werden opgeleverd gaf ons veel vertrouwen."
Harry van Beusekom, Controller Regio noord-oost

Na een aantal iteraties werden de belangrijkste onderdelen opgeleverd en zijn de geïntegreerde applicaties binnen enkele maanden in productie genomen voor gebruik.

Om Reym op het gebied van verkoop, human resources en investeringen te helpen, werden ook aanvullende modellen voor verkoopplanning, HR en Capex geïntegreerd in de financiële modellen. Vooral verkoopplanning bleek een welkome aanvulling voor de regiocontrollers en bracht veel voordelen met zich mee.

De kracht van real-time

Door het automatisch koppelen van ERP systemen aan de planning database van Jedox, is het nu direct mogelijk om realisatiecijfers op te halen elk gewenst moment. Deze kunnen in een handomdraai vergeleken worden met budget en forecast scenario’s.

“De omzet en directe kosten zijn nu veel sneller te onderbouwen per klant en activiteit. Ook zijn de cijfers nu direct geconsolideerd op regio en groepsniveau. Het was mooi om te zien dat Jedox niet alleen voordeel bood voor het management team, maar ook werd omarmt door de regio’s. Voor mij heeft dit mij heel veel tijd bespaard. Ik hoef nu niet meer alle Excel modellen met de hand bij te houden. Het is nu veel makkelijker om alle onderdelen te bestuderen en onderdelen te analyseren. Het is een grote opluchting dat het maandelijks rapportage, budget- en forecast proces nu gebaseerd is op betrouwbare gegevens in een duurzaam systeem met Jedox."
Peter van Welsum, group controller

Waar voorheen een handmatige ‘data-dump’ gebruikt werd voor het opzetten van een planning in Excel, is dit nu niet meer nodig. Het bijwerken van de meest actuele gegevens gebeurt elke nacht automatisch, maar door op een knop te drukken kunnen controllers direct (real-time) de meest actuele cijfers ophalen uit het ERP systeem. Dit wordt door Jedox direct naast de begroting of prognose gezet. Hiermee kan een vergelijking gemaakt worden op basis van winst & verlies, per klant, per verkoop, per activiteit enzovoort.

Vlotte oplevering dankzij goed gereedschap

Het begroten van de verkopen van het komende jaar is nu gekoppeld aan klanten in plaats van een grootboekrekening. Ook is optimaal gebruik gemaakt van ‘best-practice’ Jedox componenten.

Het grote voordeel van dit project was het gebruik van onze standaard  oplossingen. Gegeven de flexibiliteit van Jedox, was dat relatief eenvoudig om aan te passen aan het goed doordachte Excel-model van Reym. Ook zorgen standaard modellen ervoor dat de applicaties één vergelijkbare ‘look-and-feel’ kregen, wat zorgde voor een toegenomen acceptatie door de gebruikers.

Ontwikkelingen en de toekomst

Als onderdeel van de internationaal opererende Remondis Groep, werd Reym gedwongen om de wijze van rapporteren aan te passen. Hierbij waren rapporten nodig met een andere opzet en inhoudelijk andere informatie.

“Jedox maakt het mogelijk om de informatie te aggregeren op verschillende manieren. Hierdoor wordt steeds meer gebruik gemaakt van Jedox modellen voor financial controlling. Dit zorgt voor tijdige en accurate rapportages. Deze flexibiliteit geeft Reym de perfecte ondersteuning voor aanpassingen en implementatie van nieuwe vereiste rapportage structuren."
Peter van Welsum, group controller